Mandat
Optimiser la gestion du service d’aiguisage en magasin
Stay Sharp souhaitait améliorer la gestion de son service d’aiguisage en boutique, un service central dans son offre mais complexe à gérer au quotidien. L’objectif était de structurer la prise en charge des articles à aiguiser, de suivre les commandes en temps réel et d’assurer une meilleure intégration avec Shopify POS, tout en offrant une expérience fluide pour les employés et les clients. Maze a été mandaté pour concevoir et développer une application sur mesure adaptée au workflow spécifique de l’équipe en magasin.
Objectifs
Structurer un service opérationnel et améliorer l’expérience en magasin
Le projet visait à transformer un processus manuel en un système structuré, fiable et intégré. L’objectif était de simplifier les opérations internes, réduire les erreurs, améliorer la traçabilité des commandes et offrir une expérience plus fluide aux clients lors du dépôt et du suivi de leurs articles.
Outils et partenaires
Complexité et défi
Transformer un processus artisanal en système structuré
Le service d’aiguisage repose sur une logique très différente d’un parcours de vente traditionnel. Il ne s’agit pas simplement de vendre un produit, mais de gérer un flux d’articles physiques déposés, traités puis récupérés, avec des délais variables et plusieurs points de contact.
La complexité résidait dans la nécessité de structurer ce processus sans alourdir le travail des employés. Chaque étape (réception des articles, identification, suivi, notification et remise au client) devait être claire, rapide et sans friction. Une mauvaise gestion pouvait entraîner des erreurs, des pertes d’information ou des délais mal communiqués.
L’enjeu était également d’intégrer ce système dans l’écosystème existant de Shopify POS. L’application devait fonctionner en continuité avec les outils déjà utilisés en magasin, sans créer de rupture dans les habitudes de l’équipe. Enfin, il fallait concevoir une solution suffisamment flexible pour s’adapter à la réalité du terrain : volume variable de commandes, diversité des produits à aiguiser et besoin de rapidité en contexte de vente.
Méthodologie
Concevoir une solution alignée avec les opérations réelles
Le projet a débuté par une analyse détaillée du fonctionnement actuel du service d’aiguisage afin de comprendre les différentes étapes du processus et les points de friction rencontrés par l’équipe. Maze a ensuite cartographié le workflow complet, depuis la prise en charge des articles jusqu’à leur restitution, afin de structurer une logique claire et reproductible. Cette étape a permis d’identifier les moments clés où une intervention technologique pouvait simplifier les opérations et améliorer la fiabilité du système.
Afin de concevoir une solution réellement adaptée au terrain, des parcours utilisateurs ont été développés pour les deux rôles principaux impliqués dans le service : l’aiguiseur et le vendeur en magasin. Cette approche a permis de mieux comprendre leurs besoins spécifiques, leurs contraintes et leurs interactions avec le système, afin d’optimiser chaque point de contact.
En parallèle, des cartes d’expérience ont été élaborées pour trois profils de clientèle distincts : le chef, l’amateur et le collectionneur. Chacun de ces profils présente des attentes différentes en termes de service, de délais et de niveau d’exigence. Cette analyse a permis d’intégrer une dimension client dans la conception de l’outil, en s’assurant que le système soutienne non seulement les opérations internes, mais aussi la qualité de l’expérience offerte en magasin.
Une attention particulière a également été portée à l’interface des employés. L’application devait être simple, rapide à utiliser et adaptée à un environnement opérationnel où chaque seconde compte. L’objectif était de réduire la charge mentale et de rendre le processus intuitif, même pour de nouveaux employés. Enfin, l’intégration avec Shopify POS a été pensée dès le départ afin d’assurer une continuité entre les opérations de vente et le service d’aiguisage. Cette approche a permis de concevoir une solution cohérente, intégrée et alignée avec l’écosystème existant.
Solution
Une application POS sur mesure intégrée à l’écosystème Shopify
Maze a conçu et développé une application Shopify POS dédiée au service d’aiguisage, entièrement adaptée aux besoins de Stay Sharp. L’application permet aux employés de scanner, enregistrer et suivre chaque commande de manière structurée. Chaque article pris en charge est associé à un statut clair, permettant de suivre son évolution tout au long du processus, de la réception à la remise au client.
Un système de notifications internes a été intégré afin d’assurer une meilleure communication au sein de l’équipe et de faciliter la gestion des priorités. Cette fonctionnalité permet de réduire les oublis et d’améliorer la coordination entre les différentes étapes du service. L’application synchronise également les statuts des commandes avec Shopify, assurant une cohérence entre les opérations en magasin et les données du système. Cette intégration permet d’avoir une vision centralisée et fiable des activités liées au service d’aiguisage.
Enfin, la solution contribue à une meilleure gestion de l’inventaire en lien avec le service, en permettant de suivre les articles en circulation et d’éviter les erreurs de manipulation ou de restitution. L’ensemble de l’application a été conçu pour offrir une expérience fluide, rapide et intuitive, adaptée au rythme des opérations en magasin.
Résultats
Un service optimisé et une expérience client améliorée
Grâce à cette solution sur mesure, Stay Sharp dispose désormais d’un système structuré pour gérer son service d’aiguisage. L’équipe peut traiter les commandes plus efficacement, réduire les erreurs et gagner du temps au quotidien. La traçabilité des articles est améliorée et les communications internes sont plus fluides. Du côté des clients, l’expérience en magasin est plus claire et plus professionnelle, renforçant la perception de qualité du service offert par la marque.
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Stay Sharp
